O correio eletrônico ou e-mail, como é mais comumente conhecido, tornou-se popular devido às vantagens oferecidas em termos de permitir comunicação além das barreiras do tempo e do espaço. Hoje em dia, desde que o usuário possua um microcomputador e linha telefônica, este usuário pode, fazendo uso de um provedor de Internet pago ou gratuito, enviar e receber mensagens 24 horas por dia, 7 dias da semana para qualquer parte do mundo. É tão rápido e fácil mandar um e-mail para qualquer parte do mundo quanto para o seu colega da sala ao lado. Você pode enviar um e-mail sempre que tiver vontade e ele estará ao alcance do destinatário sempre que ele quiser lê-lo. Será que acabaram-se os dias do telefone? Certamente, não. O correio eletrônico é apenas mais uma facilidade em nosso cotidiano.

Observa-se que após nos tornarmos adeptos do correio eletrônico, começamos a receber uma enxurrada de e-mails sobre os mais variados assuntos e oriundo dos quatro cantos do mundo. Este processo se inicia  com o próprio provedor que envia regularmente mensagens de conteúdo informativo bem como de propaganda de produtos e serviços. Adicionalmente, se você for assinante de uma ou mais listas de discussão, adeus tempo! Uma pequena quantidade de e-mails faz bem, mas uma grande quantidade é mortal!

Percebe-se que o correio eletrônico está se tornando um imenso sorvedouro de produtividade. Aquilo que foi concebido como uma facilidade e forma ágil de comunicação começa a ter efeito inverso. Em algumas empresas, é trabalho para um dia percorrer a caixa de entrada do correio eletrônico e responder aos e-mails do dia. As pessoas precisam lutar para ter tempo de fazer algo de verdade além de enviar, ler e responder e-mails.

Não é de se estranhar que alguns profissionais necessitem de secretária com objetivo de filtrar e dar encaminhamento a pletora de e-mails recebidos. Outros, objetivando minimizar a quantidade de e-mails a serem lidos em sua caixa de entrada do correio, optam muitas vezes por utilizar filtros que automaticamente descartam e-mails cujo assunto não são de interesse.

Já dentro de uma empresa, essa necessidade de filtrar a quantidade e qualidade das mensagens que circulam pode ser controlada através do uso de uma intranet. Esta pode ser vista como uma infra-estrutura de informação corporativa. Geralmente,  a intranet pode oferecer suporte a várias funções reais e pode ainda torna-se na forma principal de comunicação dos funcionários com pessoas de outros grupos bem como de obtenção de informações necessária ao trabalho.

Dentro deste contexto, a eficiência corporativa pode subir consideravelmente por meio de uma comunicação mais clara e, neste caso, a intranet poderá ser a infra-estrutura para essa comunicação se, e somente se, tiver um design que facilite a obtenção de informações quando necessárias.

Uma das principais metas das intranets deve ser livrar-se de e-mails desnecessários. Isso inclui a maioria das listas de mala direta e, certamente, qualquer e-mail que vá para todos os funcionários. Neste caso, é muito melhor colocar as informações em um diretório da intranet adequadamente organizado e colocar um link a ele na homepage enquanto ainda é vigente.

As informações armazenadas na intranet serão indexadas e fáceis de pesquisar e todos os funcionários saberão como encontrá-las quando necessário. Por outro lado, qualquer coisa enviada por e-mail transfere o trabalho de organizar, indexar e armazenar as informações a cada funcionário. Que desperdício em termos de esforço repetido. E já que o software de e-mail é tão deficiente para organizar e recuperar informações, os funcionários muitas vezes serão incapazes de gerenciar as informações que recebem por e-mail.

O correio eletrônico é uma excelente facilidade de comunicação. Todavia, aquilo que fascina, às vezes também desencanta. Seu uso no ambiente de trabalho ou de âmbito pessoal pode implicar num consumo irreparável de tempo. Além disso, observa-se entre as pessoas a compulsão na leitura de e-mails. Nasce então mais uma necessidade do ser humano: a leitura, no mínimo, diária da caixa de entrada de correio eletrônico. Pergunte a si mesmo (caso você disponha de um endereço eletrônico): qual foi o período máximo passado sem ter consultado a sua caixa de entrada de e-mails? Certamente, esse número não excede a mais de 3 dias para 90% das pessoas.

Além disso, o correio eletrônico muitas vezes torna-se numa forma fácil e fria de externar algo que alguns não conseguem dizer pessoalmente. Muitas vezes, o recebimento de uma mensagem causa algum tipo de reação que com a impulsividade humana gera respostas impensadas. Também, mais um fator para elevar a ansiedade humana. Assim, nota-se que o correio eletrônico tanto pode ser uma forma eficiente de comunicação com um fator de redução de produtividade. Assim, dentro de uma empresa o uso eficiente do e-mail depende do gerenciamento da informação corporativa. Por outro lado, seu uso pessoal requer discernimento.

No momento, pode-se dizer que uma intranet bem organizada é vista como solução viável para uso do correio eletrônico como mecanismo de comunicação produtivo. Adicionalmente, pode-se fazer uso de filtros objetivando descartar mensagens que não atendam aos interesses corporativos da organização. Já no âmbito pessoal, o resultado do uso intensivo do correio eletrônico e conseqüente consumo de tempo permitirá seus usuários discernirem e passarem a utilizá-lo como ferramenta de apoio e evitarem tornarem-se dependentes dele.

ANTONIO MENDES DA SILVA FILHO